5 דרכים ליישום פגישות יעילות יותר

סקרים שנערכו בשנים האחרונות על יעילות פגישות מצאו כי:

65% אמרו כי פגישות מונעות מהם לסיים את עבודתם.

71% אמרו כי פגישות אינן יעילות.

92% מהעובדים שנסקרו הודו שהם לא קשובים בפגישות.

69% בודקים את הדוא"ל שלהם במהלך פגישות. 

26% מאנשי המקצוע הצהירו כי ישיבות מאורגנות בצורה לא טובה משפיעות על קשרי הלקוחות שלהם.

האלמנטים הבאים גורמים לפגישות להיות לא יעילות: ביצוע שיחות טלפון או SMS במהלך פגישות, חוסר האזנה, אנשים המגיעים באיחור או יוצאים מהפגישה מוקדם, אי הצבת יעד ברור למטרת הפגישה, וכאשר יותר מידי אנשים מעורבים.

5 דרכים להפוך פגישות ליעילות יותר

הגיעו מוכנים מראש

המטרה של הפגישה צריכה להיות ברורה לכל המשתתפים. פעולה זו תתן לכולם מספיק זמן להתכונן מראש ולסיים את כל המשימות/פרוייקטים שהם צריכים שיהיו מוכנים לפגישה. תוך כדי הפגישה עצמה כדי לא לסטות ממטרת הפגישה מפני שמאוד קל לעבור לנושאים אחרים שאינם דחופים וכך גם לבזבז את הזמן של המשתתפים. 

שמרו עליהן קצרות

ברגע שיש מטרה ברורה לפגישה, חשוב שתקבעו זמן לכל נושא. ככל שהפגישה יותר קצרה כך גם המשתתפים יותר קשובים ויש סיכויים נמוכים יותר להסחות דעת. 

כדי לוודא שאתם עומדים בזמנים, אתם יכולים להשתמש בטיימר להקצבת זמן לכל נושא. זכרו כי יהיו מקרים בהם אתם זקוקים ליותר זמן לנושאים מסויימים ופחות זמן לאחרים; חשוב להישאר גמישים. עם זאת, אם אתם רואים שיש נושא שלוקח זמן רב מדי מהפגישה ונשאר לא פתור, שקלו לתאם פגישת המשך לנושא זה.

שמרו עליהן מצומצמות

אחת הטעויות הנפוצות ביותר היא להזמין יותר מדי אנשים לפגישה. כשאתם מארגנים פגישה, הזמינו רק את אותם אנשים המעורבים באופן פעיל בפרויקט או רק את אלה שיש להם אמירה בעניין. אם ישנם אנשים שצריכים להציג משהו אך אינם המפתח לתהליך קבלת ההחלטות, שקלו להזמין אותם להציג ואז אפשרו להם לעזוב.

קיום פגישות רבות משתתפים אינן פרודוקטיביות מכמה סיבות: יותר אנשים אומר יותר מחשבות ודעות, כך שלמשתתפים קשה יותר להסכים; פגישות רבות משתתפים לוקחות יותר זמן מהיום מפגישות מצומצמות.

רשמו הערות

חשוב מאוד לרשום הערות תוך כדי הפגישה עצמה ולא אחריה. הפגישות הכי לא יעילות ופרודוקטיביות הן פגישות שבהן אף משתתף לא מנהל רישום של הנעשה, נאמר וסוכם. על ידי ניהול רישומים של הפגישה ניתן יהיה להזכר בנעשה, נאמר וסוכם ללא בעיה. 

מעקב

רוב האנשים נכשלים בשלב זה. לאחר קיום הפגישה, חשוב שתעשו "פולואו" לכל המשתתפים כמה שיותר מהר. המעקב שימושי כדי להזכיר לאנשים את תחומי האחריות והמועדים שלהם, והם יכולים להיות כלי נהדר לענות על כל השאלות שנותרו או לספק תשובה שצריך לאשר או לבדוק מחדש.