6 דרכים להיות יעילים יותר בזמן העבודה

לא משנה היכן סביבת העבודה שלכם ממוקמת – אם זה בבית, במשרד, או בחלל עבודה משותף, זה נפוץ להיות חשופים למגוון הסחות דעת שעשויות לשבש את שיגרת העבודה. ישנם כמה טכניקות והרגלים היכולים לעזור לכם להישאר על המסלול, למרות הסחות הדעת, ולהיות יעילים ומרוכזים יותר בזמן העבודה.

מאת : מערכת ספייסינג ‏ | 24-01-19

האם לפעמים יוצא לכם להרגיש כאילו כל היום עבר על פניכם ולא הצלחתם להספיק את מה שתכננתם? אם כן, ברוכים הבאים למועדון.

בין אם אתם עובדים מהבית, במטה הכללי של החברה או בחלל עבודה משותף, זה נפוץ להיות חשופים למגוון גירויים בזמן העבודה, אם זה בגלל המדיות החברתיות, צילצולי הטלפון, דיבורים בין הקולגות במשרד, גשם או שמש, פגישות... והרשימה היא אינסופית.

אז, מה ניתן לעשות? אין פתרון מושלם, אך יש טכניקות ושינויים קטנים שניתן להתחיל ליישם בחיי היום יום, כדי לוודא שאתם אכן נשארים פרודקטיבים ומצליחים לעמוד ביעדים שלכם על בסיס שבועי, יומי וחודשי.

עצרו את ריבוי המשימות

אומנם זה מפתה לבדוק את הדוא"ל ברגע שהוא מגיע לתיבת הדואר הנכנס, אבל אל תעשו זאת, גם אם זה משהו קטן שניתן לטפל בו בפחות מדקה. אפילו אכילה בזמן העבודה פוגעת בתפקוד המלא שלכם, לא חשוב כמה קצרים בזמן אתם. התמקדות במשימה אחת בכל פעם – גם אם זה עבור כמות קצרה של זמן – יעזור לכם להשלים את המשימה מהר יותר.

כדי לעצור את עצמכם מריבוי המשימות, וגם כדי להפחית את הסחות הדעת, שימו את הטלפון על מצב טיסה או שקט, סיגרו את אתרי המדיה החברתית, וכבו את הודעות הדוא"ל הקופצות בשולחן העבודה.

סדרי עדיפויות

כדי לארגן את הזמן שלכם בצורה הטובה ביותר, אתם צריכים לתעדף משימות. כתבו, ביד או במחשב, את המשימות שאתם צריכים לעשות עד סוף כל יום או שבוע, וארגנו אותם לפי מועדים, הזמן הנדרש לביצוע המשימה, ומהן רמות הריכוז הנדרשות. לאחר מכן, חישבו על השעות ביום בהן אתם נמצאים בערנות מירבית ובפרודוקטיביות המלאה ועבדו בזמן זה על משימות הדורשות הרבה שעות וריכוז. לבסוף, השאירו משימות קטנות יותר לשעות בהן אתם נוטים להיות פחות פרודקטיבים.  

קחו הפסקות

הקשיבו לגוף שלכם. אם אתם לא יכולים להתרכז או מרגישים חרדה או פחד, קחו הפסקה. אם אתם נמצאים כבר במצב כזה לא תוכלו להיות יעילים ומרוכזים, לא משנה כמה תנסו. למעשה, לקיחת הפסקות קטנות באופן קבוע מסייעות להגברת הריכוז, האנרגיה ומצב הרוח.

קחו הפסקת נשנוש, או חמש דקות הליכה. יש אנשים הנוהגים להשתמש בטכניקת פומודורו כדי לעזור להם לעקוב אחר זמן העבודה וזמן ההפסקה שלהם. טכניקה זו דורשת ממכם לעבוד במשך עשרים וחמש דקות ולאחר מכן לקחת הפסקה של חמש דקות. כעבור שעתיים, תוכלו לצאת להפסקה ארוכה, עד 30 דקות.

קבעו דדליין

אם לא הצבתם לעצמכם דדליין שנקבע מראש, קל יותר לדחות את המשימות עד למועד האחרון. קביעת דדליינים מראש תעזור לכם להשלים את המשימות מהר יותר. על ידי הגדרת מועדים קצרים יותר עבורכם, אתם תניעו את עצמכם להשלים את המשימות בזמן הנדרש. במקום לקחת שלושה שבועות כדי לסיים את המצגת אותה אתם צריכים להציג, תוכלו לסיים אותה בכמה ימים אם תגדירו לעצמכם זמן קצוב לעשות זאת.

לכו לישון!

כולנו מזלזים בחשיבות ובעוצמה של שנת לילה טובה. אם אדם מרגיש עייף, הסיכויים שלו לריכוז צונחים. נסו לישון לפחות כ – 7-8 שעות בכל לילה, זה יעזור לכם להרגיש רעננים, טעונים, ומוכנים ליום עבודה כמו שצריך. מספיק שעות שינה יעזרו לכם להרגיש ולהיות יעילים יותר, כך שהסיכויים שתרדמו בזמן שאתם עוברים על הדוחות או הדוא"ל שלכם קטנים יותר.

תזינו את עצמכם

ודאו כי אתם אוכלים מזונות בריאים לאורך כל היום, כדי לשמור על המוח שלכם ממוקד. מה שאתם אוכלים יכול להשפיע מאוד על תפקוד המוח שלכם ועל היכולת לבצע את המשימות שלכם בצורה הטובה ביותר.